Standards werden oft unter­schätzt und zu wenig genutzt

In einem früheren Blogbeitrag habe ich bereits die Relevanz von Standards betont. In diesem Beitrag gehe ich auf die Vorteile von Standards und auf ihre Rolle für Prozessverbesserungen ein. Ein Standard ist die nach derzeitigem Wissen beste Art und Weise, eine Tätigkeit auszuführen. Standardarbeit definiert folgende Details:

1. Genaue Reihenfolge der auszuführenden Tätigkeiten
2. Die dafür zu Verfügung stehende Zeit (Takt)
3. Die erforderliche Ware in Arbeit (WIP) inklusive Produkte in Maschinen
4. Die auszuführenden Prüfungen

Standards und Standardarbeit bieten bestechende Vorteile, auf die wir nicht verzichten wollen. Wer nach Standards arbeitet, erledigt die gleichen Tätigkeiten immer auf die gleiche Art und Weise. Das verringert die Variation, führt zu Prozessstabilität, konstanter Durchlaufzeit und reproduzierbarer Qualität. Weiter sind die Tätigkeiten sehr leicht überprüfbar, beispielsweise mit einer Checkliste. Wir vermeiden das Risiko von Fehlentscheiden (einmal so, einmal anders, vielleicht einmal falsch) und bekommen Routine und Übung. Neue Mitarbeitende werden schneller trainiert und damit schneller produktiv. Zusätzlich fördern Standards die Arbeitsdisziplin. Standardarbeit ist wie ein Vertrag zwischen Vorgesetztem und Mitarbeitenden, den beide einzuhalten haben. Kommt der Mitarbeitende wegen eines Problems in Rückstand, darf der Vorgesetzte nicht verlangen, dass schneller gearbeitet wird, um wieder auf Kurs zu kommen. Das führt zu Stress und schlechter Qualität. Besser ist es, entweder Überzeit anzuordnen oder zusätzliche Ressourcen zur Verfügung zu stellen.

Ein Standard ist wie ein Gesetz ausnahmslos und zwingend einzuhalten. Allerdings sind Standards nicht in Stein gemeisselt, sondern sollen bei neuen Erkenntnissen oder veränderten Rahmenbedingungen verbessert werden können:

Jede Prozessverbesserung muss messbar gemacht werden. Ohne solide Grundlage wird das jedoch schwierig. Was war die Ausgangslage genau? Wie gut waren wir vor der Verbesserung? Was hat die Verbesserung in Bezug auf Produktivität, Ware in Arbeit, Ausstoss und Durchlaufzeit gebracht? Ohne Standards können wir diese Fragen nicht oder nur unvollständig beantworten. Bevor wir eine Verbesserung einer Tätigkeit vornehmen, sind demnach folgende vier Fragen zu stellen:

1. Gibt es für diese Tätigkeit einen Standard? Falls nein: Definieren Sie einen Standard.
2. Ist der Standard aktuell? Falls nein: Aktualisieren Sie den Standard.
3. Ist der Standard bei den Mitarbeitenden bekannt? Falls nein: Schulen und trainieren Sie Ihre Mitarbeitenden in Bezug auf den Standard.
4. Wird der Standard gelebt und eingehalten? Falls ja: Wie kann der Standard verbessert werden? Falls nein: Überprüfen Sie den Standard regelmässig und setzen Sie ihn durch.

Nur wenn alle vier Fragen mit «ja» beantwortet werden können, besteht eine solide Grundlage, auf der Prozessverbesserungen ansetzen können. Lesen Sie mehr zur Etablierung von Standards in meinem nachfolgenden Blogbeitrag.