[vc_row][vc_column]
L'importance des processus de bureau tels que l'\u00e9tablissement des offres, le traitement des commandes, l'ing\u00e9nierie, la pr\u00e9paration du travail et la planification est souvent sous-estim\u00e9e dans les entreprises de production.
\nPourtant, ces processus ont une grande influence. Les temps de passage des processus de bureau repr\u00e9sentent souvent 30 \u00e0 50 pour cent du temps de passage total et d\u00e9terminent souvent un quart ou plus des co\u00fbts.
\nEn outre, le temps de r\u00e9action au bureau a une grande influence sur le taux de r\u00e9ussite des offres.<\/p><\/div>[\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]Ces derni\u00e8res ann\u00e9es, de nombreuses entreprises ont investi dans des outils num\u00e9riques tels que ERP, CAD\/CAM et PLM afin de soutenir les processus internes. La num\u00e9risation a contribu\u00e9 \u00e0 offrir une gamme de produits de plus en plus large, mais elle n’a souvent pas suffi \u00e0 r\u00e9duire drastiquement les temps de traitement. Ainsi, plus de 95 % du temps de traitement est encore constitu\u00e9 de temps d’attente aux interfaces. Ou encore, moins de 5 % du temps est effectivement consacr\u00e9 \u00e0 une commande. Il y a donc encore une marge d’am\u00e9lioration consid\u00e9rable.<\/p>\n
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Pourtant, quelques mesures organisationnelles suffisent souvent \u00e0 r\u00e9duire le temps de passage au bureau de 50 \u00e0 80 pour cent.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]Repenser les processus en fonction de la vitesse<\/strong><\/p>\n De nombreuses proc\u00e9dures de bureau sont inutilement complexes et r\u00e9parties entre plusieurs personnes. Quelques mesures simples permettent souvent de r\u00e9duire le nombre de passages, ce qui peut rapidement raccourcir le temps de traitement. Un exemple classique est la v\u00e9rification de la solvabilit\u00e9, pour laquelle un formulaire doit parfois passer par le service comptable. Cependant, la v\u00e9rification de la solvabilit\u00e9 est un processus simple qui peut \u00eatre rapidement enseign\u00e9 aux autres collaborateurs du processus.<\/p>\n <\/p>\n La mise en parall\u00e8le des \u00e9tapes de bureau au lieu d’un traitement s\u00e9quentiel est \u00e9galement un moyen efficace de r\u00e9duire le temps de passage. Il est souvent possible que le service des achats commande d\u00e9j\u00e0 les articles avec de longs d\u00e9lais, parall\u00e8lement \u00e0 la pr\u00e9paration du travail, plut\u00f4t que d’attendre la pr\u00e9paration compl\u00e8te du travail.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_single_image image=\u00a0\u00bb1481″ img_size=\u00a0\u00bbfull\u00a0\u00bb add_caption=\u00a0\u00bbyes\u00a0\u00bb][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]Les diff\u00e9rents types de commandes m\u00e9ritent un d\u00e9roulement de processus sp\u00e9cifique. Ainsi, les commandes simples peuvent souvent \u00eatre trait\u00e9es en moins d’\u00e9tapes dans un \u00ab\u00a0processus rapide\u00a0\u00bb que les commandes complexes ou nouvelles. En ne faisant pas passer toutes les commandes par le m\u00eame processus, les ressources sont moins sollicit\u00e9es et les temps de traitement sont en m\u00eame temps r\u00e9duits.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_single_image image=\u00a0\u00bb1480″ img_size=\u00a0\u00bbfull\u00a0\u00bb add_caption=\u00a0\u00bbyes\u00a0\u00bb][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]Veiller \u00e0 une bonne information \u00e0 la source<\/strong><\/p>\n Dans les processus de bureau, tout d\u00e9pend de la qualit\u00e9 des informations. Pour les produits personnalis\u00e9s, les formulaires de commande sont souvent peu clairs, incomplets ou demandent m\u00eame des combinaisons de produits impossibles, ce qui entra\u00eene une perte de temps pr\u00e9cieuse. Ces probl\u00e8mes sont en partie dus au fait que le service des ventes ou les repr\u00e9sentants \u00ab\u00a0jettent\u00a0\u00bb les formulaires de commande par-dessus bord et laissent la t\u00e2che de trier les formulaires de commande aux personnes charg\u00e9es de traiter les commandes. Parfois, en raison de longs d\u00e9lais de livraison, les repr\u00e9sentants transmettent d\u00e9lib\u00e9r\u00e9ment les formulaires de commande \u00e0 l’avance, avec des informations incompl\u00e8tes, afin de r\u00e9server \u00e0 l’avance un espace de production pour leur client.<\/p>\n <\/p>\n Selon la nature du probl\u00e8me, diff\u00e9rentes solutions s’offrent \u00e0 vous :<\/p>\n [\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_single_image image=\u00a0\u00bb1462″ img_size=\u00a0\u00bbfull\u00a0\u00bb add_caption=\u00a0\u00bbyes\u00a0\u00bb][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]\u00c9quipes interfonctionnelles<\/strong><\/p>\n L’instrument le plus efficace pour r\u00e9duire les temps de passage au bureau est souvent la cr\u00e9ation d’une \u00e9quipe interfonctionnelle qui r\u00e9unit les diff\u00e9rentes disciplines (traitement des commandes, planification, achats, ventes, pr\u00e9paration du travail) en une seule \u00e9quipe responsable de l’ensemble du processus. Dans les grandes entreprises, il est souvent n\u00e9cessaire de former plusieurs \u00e9quipes, chacune sp\u00e9cialis\u00e9e dans un segment de produit particulier.<\/p>\n <\/p>\n La magie d’une telle \u00e9quipe commence par la colocalisation : les membres de l’\u00e9quipe sont r\u00e9unis dans un m\u00eame lieu, par exemple sur le m\u00eame \u00eelot de tables. La proximit\u00e9 des membres de l’\u00e9quipe am\u00e9liore la communication et peut parfois r\u00e9duire les temps de passage de moiti\u00e9 ou plus.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_single_image image=\u00a0\u00bb1482″ img_size=\u00a0\u00bbfull\u00a0\u00bb add_caption=\u00a0\u00bbyes\u00a0\u00bb][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]En outre, il convient d’accorder une grande attention \u00e0 la formation crois\u00e9e. La formation crois\u00e9e permet de r\u00e9duire le nombre de transferts et d’interfaces, les membres de l’\u00e9quipe peuvent se substituer les uns aux autres et la compr\u00e9hension plus large du processus fait na\u00eetre des id\u00e9es pour am\u00e9liorer le processus lui-m\u00eame.<\/p>\n <\/p>\n Dans une organisation fonctionnelle classique, l’accent est mis sur l’am\u00e9lioration de l’efficacit\u00e9 des diff\u00e9rentes \u00e9tapes du processus. Cela conduit g\u00e9n\u00e9ralement \u00e0 des sous-optimisations qui sapent l’ensemble. Pour \u00e9viter cela, les \u00e9quipes au bureau devraient se concentrer en premier lieu sur la r\u00e9duction du temps de passage. En effet, le temps de passage est une bonne mesure de la qualit\u00e9 de la collaboration entre les \u00e9quipes. Les membres de l’\u00e9quipe qui travaillent bien ensemble \u00e9quilibrent mieux le travail, se facilitent mutuellement la t\u00e2che et minimisent les probl\u00e8mes de transfert, ce qui r\u00e9duit le temps de passage. Pour que de telles \u00e9quipes soient efficaces, la structure organisationnelle doit \u00e9galement \u00eatre modifi\u00e9e. Les membres de l’\u00e9quipe ne doivent plus \u00eatre soumis \u00e0 leur ancienne ligne hi\u00e9rarchique, mais doivent tous relever du m\u00eame sup\u00e9rieur, afin de rompre avec l’ancienne \u00ab\u00a0pens\u00e9e d\u00e9partementale\u00a0\u00bb.<\/p>\n <\/p>\n De telles \u00e9quipes interfonctionnelles sont un \u00e9l\u00e9ment cl\u00e9 du QRM (Quick Response Management) o\u00f9 elles sont appel\u00e9es \u00ab\u00a0Quick Response Office Cells\u00a0\u00bb (Q-ROCs). Le QRM est une strat\u00e9gie pour les entreprises de fabrication \u00e0 mix \u00e9lev\u00e9 et \u00e0 faible volume, qui se concentre principalement sur la r\u00e9duction du temps de passage. En se concentrant sur le temps de passage, il est possible d’optimiser les performances de l’ensemble du syst\u00e8me, ce qui permet d’\u00e9viter les sous-optimisations ind\u00e9sirables. L’objectif est toujours de gagner plus de parts de march\u00e9 gr\u00e2ce \u00e0 des d\u00e9lais de livraison plus courts, sans augmenter les stocks de produits finis.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]Wertfabrik vous aide \u00e0 rationaliser vos processus bureautiques, des mesures simples \u00e0 la formation et \u00e0 l’entra\u00eenement de Q-ROCs.<\/p>\n <\/p>\n N’h\u00e9sitez pas \u00e0 prendre contact avec nous !<\/strong><\/a>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]Source : Pascal Pollet, Sirris<\/a> ; r\u00e9vis\u00e9 par : David Moser<\/a>, Wertfabrik SA[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" [vc_row][vc_column][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]Ces derni\u00e8res ann\u00e9es, de nombreuses entreprises ont investi dans des outils num\u00e9riques tels que ERP, CAD\/CAM et PLM afin de soutenir les processus internes. 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