Unter­stützt Ihre Führ­ung bereits die erfolg­reiche Projekt­abwicklung?

Da sich in einer Multiprojektumgebung oft mehrere Projekte konkurrenzieren und die Projektverantwortlichen um die knappen Ressourcen «kämpfen», benötigt es eine starke Führung, um die entsprechenden Projekte und deren Projektleiter zu unterstützen. Die richtige Führungsform im Produktentstehungsprozess ist daher ein entscheidender Erfolgsfaktor hin zu einer erfolgreichen Projektabwicklung. Führung ist ein wichtiges Handlungsfeld im Lean Development:

Folgende Punkte sind in einer erfolgreichen Führungsarbeit unbedingt zu beachten und von den Führungskräften entsprechend zu organisieren:

1. Zielgerichtete Kommunikation innerhalb und ausserhalb der Projekte (Fach-, Einzelprojekt- und Multiprojektkommunikation)
2. Visuelles Management zur vorausschauenden Projektsteuerung – volle Transparenz im Einzelprojekt sowie in der Multiprojektlandschaft
3. Führung am Ort des Geschehens – idealerweise vor Ort in den Projekträumen der Mitarbeitenden
4. Fokus auf wertschöpfenden Tätigkeiten der Projektmitarbeitenden – Eliminierung von offensichtlicher Verschwendung und Reduktion von notwendiger Verschwendung

Auf den letzten Punkt möchte ich in diesem Blogbeitrag vertieft eingehen. Die Praxis zeigt, dass 20-50 % der Arbeitszeit nicht für wertschöpfende Projektarbeit aufgewendet wird. Es gibt immer wieder Diskussionen darüber, was überhaupt wertschöpfende Tätigkeiten in der Entwicklungsarbeit sind. Vereinfacht ausgedrückt sind das jene Tätigkeiten, welche in einem Stelleninserat aufgeführt sind. Von Verschwendung ist da nämlich nie die Rede. Zu den wertschöpfenden Tätigkeiten gehören beispielsweise:

• Software schreiben
• Konstruieren von Bauteilen am CAD
• Pflichtenheft erstellen
• Leiterplattendesign erstellen

Zu der offensichtlichen Verschwendung dagegen gehören beispielsweise folgende Punkte:

• Interne Änderungen (nicht vom Kunden ausgelöst)
• Warten auf Spezialisten, da diese nicht verfügbar sind
• Unzweckmässiges Reporting und Controlling (zu viel / zu aufwendig)
• Fehler beheben (alle Änderungen, Umkonstruktionen etc.)
• Redundante Aufgaben
• Verzögerte Entscheidungen

Diese Verschwendungen gilt es komplett zu eliminieren, denn darauf kann man gänzlich verzichten. Die dritte Kategorie ist die notwendige Verschwendung. Wie der Name schon sagt, handelt es sich um Verschwendung, die nicht wertschöpfend ist. Sie ist jedoch zu einem gewissen Anteil für eine erfolgreiche Produktentwicklung nötig. Diese notwendige Verschwendung gilt es somit auf ein Minimum zu reduzieren. Zu dieser gehören beispielsweise folgende Punkte:

• Projektplanung und Projekttracking
• Nachweis von CE-Konformität
• Teilnahme an Projektmeetings und internen Besprechungen
• Erstellung von Dokumentationen jeglicher Art

Erfahrungsgemäss kommen die Tätigkeiten in dieser Kategorie häufig vor und bieten ein grosses Potential zur Reduktion. Um herauszufinden, womit sich Ihre Mitarbeitenden neben der wertschöpfenden Projektarbeit beschäftigen müssen, empfehle ich Ihnen, einmal eine Funktionsanalyse durchzuführen. Mit dieser können Verschwendungen erkannt und daraus zielgerichtet Massnahmen abgeleitet werden. Und genau das ist wieder Führungsaufgabe und kann nicht delegiert werden.