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Lean Administration
«Kopf voll, Hirn leer» – Wenn die Kommunikation am Arbeitsplatz zur Erschöpfung führt.
Meeting-Flut und immer neue Tools: Vielen Angestellten fällt es schwer, sich ungestört auf ihre Arbeit zu konzentrieren. Was ist zu tun?
Am 13. November 2023 erschien in der NZZ ein interessanter Artikel von Natalie Gratwohl mit dem Titel «Kopf voll, Hirn leer» - Wenn die Kommunikation am Arbeitsplatz zur Erschöpfung führt!
Drei Methoden zur schnellen Verkürzung der Bearbeitungszeit im Büro
Die Bedeutung von Büroprozessen wie Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Engineering, Arbeitsvorbereitung und Planung wird in Produktionsbetrieben oft unterschätzt. Dabei haben diese Prozesse einen grossen Einfluss. Durchlaufzeiten bei Büroprozessen machen oft 30-50 Prozent der Gesamtdurchlaufzeit aus und bestimmen oft ein Viertel oder mehr der Kosten. Ausserdem hat die Reaktionszeit im Büro einen grossen Einfluss auf die Erfolgsquote von Angeboten.
Lean Management Accounting
Ein Fokus auf die Kosten verhindert den Fluss, ein Fokus auf den Fluss reduziert die Kosten
Schnittstellenreduktion – hilft eigentlich immer…
Ende Juni habe ich einen Artikel in der Sonntagszeitung gelesen, welcher mich zu diesem Blogbeitrag inspiriert hat. Es ging im Artikel darum, wie Klein- und Kleinstgemeinden in der Schweiz überleben können. Speziell ins Auge gestochen sind mir die Aussagen von Edwin Zeiter, Gemeindepräsident der zweitkleinsten Gemeinde der Schweiz. Die Gemeinde hat rund 30 Einwohner. Es ging im Artikel vor allem darum, wie man kleine Gemeinden für potentielle Zuzüger attraktiver machen kann.
Lean Enterprise: «Überall Lean»
Die direkten Produktionslohnkosten machen typisch zwischen 7 % und 10 % des Verkaufspreises eines Produkts aus, das in Westeuropa hergestellt wird. Die Verlagerung nach Billiglohnländern oder ein Fokus auf Lean nur in der Produktion, können dabei logischerweise nicht einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil bringen. Die teuren Mitarbeitenden stehen bei fast keinem Unternehmen am Fertigungsband, sondern in der Administration. Die Produktionszeiten bilden häufig nur einen Bruchteil der Wiederbeschaffungszeiten. Wenn man alle diese Faktoren betrachtet, ist es erstaunlich, dass sich für viele Firmen die Lean-Reise kaum aus der Produktion hinausbewegt hat.
Viele Lean-Beauftragte haben ausserhalb der Produktion wenig Erfolg und grosse Schwierigkeiten, die Büroleute für Lean zu begeistern. Warum ist das so?
Weshalb war es notwendig, die Lean-Administration-Projekte bei der EBM durchzuführen?
Lean Administration birgt grosses Potential für die kontinuierliche Weiterentwicklung eines Unternehmens. Lorenz Cairoli, Unternehmensentwicklung bei der EBM (Genossenschaft Elektra Birseck), spricht im Interview über die Ausgangslage, Hürden und Methoden seiner Lean-Administration-Projekte. Unter anderem konnte die Durchlaufzeit einer Netzanschlussofferte um fast 50 Tage reduziert werden.
Mehr Fluss in administrativen Prozessen!
Der Fokus von Lean Management ist es, in allen Unternehmensprozessen Fluss zu generieren. Was Wertstromanalyse und Wertstromdesign in der Produktion bedeuten und wie wir «Sehen lernen» können, war Inhalt eines früheren Wertblogs. Auch in der Administration helfen uns Wertstromanalyse und Wertstromdesign, die Prozesse zu analysieren und nachhaltig zu verbessern.
Funktionsanalyse für Engpassfunktionen
Gerade auch in administrativen Bereich hören wir in der Lean-Beratung immer wieder, dass den Führungskräften die Zeit fehlt, Prozesse und Abläufe zu analysieren und zu verbessern. Genauso fehlt ihnen die Zeit, ihre Mitarbeiter zu unterstützen, sie zu coachen und damit zu fördern. Beides wären aber für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens entscheidende Kernaufgaben.
Frühzeitige Einbindung der IT
Nicht nur in der Produktion, sondern auch in den administrativen Prozessen eines Unternehmens herrscht grosses Verbesserungspotential. Dazu gehört beispielsweise die rechtzeitige Einbindung der IT.
Produktgestaltung nach Lean-Kriterien
Wie Lean kommen Ihre Produkte aus Ihrer Entwicklungsabteilung? Viele Unternehmen haben in den letzten Jahren grosse Anstrengungen unternommen, ihre Produktion, Montage oder Logistik mittels Lean zu verschlanken und Verschwendungen aus allen Prozessen zu eliminieren.
Standard oder auf die eigenen Bedürfnisse angepasstes ERP-System?
Die meisten Unternehmen werden früher oder später damit konfrontiert, ein ERP-System zu beschaffen oder ein altes ERP-System zu ersetzen. Typischerweise bindet das für längere Zeit sehr viele Ressourcen im Unternehmen (nicht nur im IT-Bereich) und muss gut geplant sein.