Lean-Projekte in sieben Phasen

In einer Kaizen-Woche wird innerhalb von maximal fünf Tagen eine Veränderung/Verbesserung erzwungen. Typisch werden jeweils ein bis zwei Tage für die Ist-Aufnahme sowie für das Soll-Konzept investiert. Die restliche Zeit wird für die Umsetzung eingesetzt.

Eine Kaizen-Woche ist sehr intensiv, die tägliche Arbeitszeit übersteigt acht Stunden fast mit Sicherheit. Tagesgeschäft ist kaum mehr möglich. Das Gute an einer Kaizen-Woche ist, dass nach sehr kurzer Zeit eine sichtbare Veränderung umgesetzt wird.

Die Kaizen-Woche hat aber auch einige Nachteile:

• Die Grösse der Verbesserung ist beschränkt, weil einfach nicht mehr Zeit zur Verfügung steht.
• Oft reicht die Zeit nicht aus, um das ganze Soll-Konzept umzusetzen. Man geht dann am Ende wieder in das Tagesgeschäft über und weiss nicht genau, wie die restliche Umsetzung vonstatten gehen soll. Wichtig ist in diesem Fall, dass zumindest das «wer» klar ist.
• Es fehlt während der Kaizen-Woche die Zeit, die Nachhaltigkeit der Veränderung sicherzustellen. Damit besteht die Gefahr, dass die Verbesserung allmählich wieder «versandet» und somit die Anstrengungen für die Katze waren.
• Im Rahmen der Kaizen-Woche ist es nur sehr beschränkt möglich, die Auswirkung der umgesetzten Verbesserung zu messen.

Aus diesen Gründen bin ich selber recht kritisch gegenüber Kaizen-Wochen eingestellt.

Sieben-Phasen-Projekte dauern deutlich länger als eine Kaizen-Woche – in der Regel zwischen drei bis vier Monaten. Diese Projekte sind wie folgt strukturiert:

Die Erklärung zu den einzelnen Phasen finden Sie hier: Prozessoptimierung in sieben Schritten

Das Sieben-Phasen-Projekt hat folgende Vorteile:

• Es können auch grössere Projekte/Verbesserungen in Angriff genommen und erfolgreich umgesetzt werden.
• Es besteht viel mehr Zeit, das Problem in der Tiefe zu analysieren und damit auch die optimale Lösung zu finden.
• Noch innerhalb des Projektes werden nach der Umsetzung Erfahrungen mit dem neuen Ablauf gesammelt. Es besteht damit die Möglichkeit, kleinere Anpassungen während des Projektes selber vorzunehmen.
• In der Phase «Finetuning» wird ein Prozessaudit definiert und ein Auditplan festgelegt. Damit sichern wir die Nachhaltigkeit der Verbesserung.
• Wir haben die Möglichkeit, noch während des Projektes über mehrere Wochen die Auswirkungen der Verbesserung zu messen und wissen damit am Projektende recht genau, was wir effektiv erreicht haben.
• Üblicherweise reicht die «normale» Arbeitszeit während der Workshops aus. Für das Tagesgeschäft steht jeweils am Morgen und am Abend etwas Zeit für die wichtigsten Tätigkeiten zur Verfügung.

Aus diesen Gründen ziehe ich das Sieben-Phasen-Projekt klar der Kaizen-Woche vor.